Excel テンプレート

Excel「簡単入力シフト管理表」エクセル無料テンプレート【使い方解説】

お店や事業所を管理していると、面倒なものの1つがシフト表ですよね?

  • みんなシフトをバラバラに出してくる。
  • 手書きだと見づらいし、紙が増える
  • Excel(エクセル)やWord(ワード)は初心者だから苦手

上のような事を悩んでる方は多いのではないでしょうか?

実際に僕が店舗を管理していた時に、引継ぎする時も楽だから作っちゃえ!って事で、Excelでシフト表を1から作りました。

Excel(エクセル)が苦手な初心者の人でも、簡単に入力ができるように、入力する所は最低限になるように関数を入れて作りました。

解説を読んで頂ければ、基本的には使えると思います。

シフト表 テンプレートについて

このテンプレートで出来ること

  • 従業員から提出されたシフトを簡単にまとめられます。
  • テンプレートでは20人まで管理できます。(行を増やせばそれ以上の人数も可能です)
  • 1年間分のシートがあり、日付や曜日が自動で入力されます。

 

Excelはマイクロソフトの公式サイトから購入すると、他のソフトも同梱されていて高いです。

なので、まだExcel(エクセル)を持っていない方はAmazonや楽天からの購入がおすすめです。

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利用規約

テンプレートはExcel2016で作成しました。

(バージョンがExcel 2007以降なら基本的には使えます)

ご使用の環境(OS・ブラウザ等)によっては、デザインが適切に表示されない場合があります。調整してお使いください。


最初の設定

ダウンロードを完了したら

シフト表 タブ.png

「work_shift_table」というファイル名でダウンロードされます。

ダウンロードしたファイルを開いて(基本的にはダウンロードのフォルダに入っています)、下のタブで「1」をクリックして下さい。

下で説明するものは、「1」のシートで行って下さい。

入力箇所

シフト表 ベース.png

背景色が紺色のセルは、元々入力されているか、自動で計算されて表示されます。

なので、基本的には背景が白かピンクのセルだけ入力します。

シフト表を作り始める月を設定(日付は自動表示)

シフト表 日付入力.png 右上にある最初の日付のところに日付を入力すると、下の画像のように月日と曜日が自動で表示されます。

シフト表 日付.png

「1」のシートに入力した月の翌月が「2」のシートに、翌々月が「3」のシートに自動で反映されます。

日付は1日を入力して下さい。16日などを入力すると、表示はされますが31日ごとに区切られてしまいますので、2月などでずれてしまいます。

※最初は2018年1月1日が入力されています。

祝日を設定(日曜日と祝日は背景がピンクになる)

シフト表 曜日 色付け.png

上の画像のように、日曜日と祝日の列は背景がピンクになります。

また他にも指定した日付(休業日等)の列も背景をピンクにできます。

シフト表 祝日.png

祝日は一番右の列で入力して下さい。(「1」のシートにだけあります)

※最初は2018年、2019年の祝日が入力されています。

また、祝日の表の下の入力されていないところに日付を入力すると、

入力した日付の列も背景がピンクになります。

祝日の背景をピンクにしたくない場合は、祝日の列の日付を削除すればできます。

入力の仕方

シフト表 自動入力箇所説明.png
使うときに入力する所は、上記の①~④です。

①従業員の名前を入力

②必要な人数を入力

③出退勤の時間を入力

④備考を入力(入力しなくても大丈夫です)

①従業員の名前を入力

シフト表 名前.png

名前の下に従業員の名前を、入力して下さい。(最大20名まで入力できます)

②必要な人数を入力

シフト表 必要人数.png必要な人数を入力して、その人数に満たない場合は背景が黄色になります。

③出退勤の時間を入力

シフト表 時間入力.png時間の入力は出勤が上段で、退勤が下段に入力して下さい。

時間を入力すると、下の出勤人数と右の個別出勤人数が自動計算されて表示されます。

シフト表 出勤人数、出勤日数.png

③備考を入力

シフト表 備考.png従業員ごとに備考を書くと管理しやすいと思います。

月が替わったら

シフト表 タブ 月変更.png
下のタブで次のタブをクリックすれば、翌月のシフト表が表示されます。

各シートとも入力方法は同じです。

タブの名前を変更

シフト表 タブ 名前変更.pngタブをダブルクリックすれば、タブの名前を変更できます。

または、タブを右クリック →「名前の変更」でも変更できます。

その他

Excelから使い方を見る

シフト表 使い方を見る.png各シートの右下に使い方を見るというボタンがあります。

ここをクリックすると、この記事が開きます。

編集したExcelファイルを保存する

シフト表 上のタブ保存.png左上の保存マークをクリック(上書き保存)するか、

シフト表 名前を付けて保存.png

左上の「ファイル」→「上書き保存」か「名前を付けて保存」で保存できます。

最後に(まとめ)

勤務シフト表まとめ

利用規約

・最初の設定
①1シート目を開く
②最初の日付を入力し、月と日にちを設定
③祝日や休業日等(背景をピンクにしたい列)を設定

・入力の仕方
①従業員の名前を入力
②イベントや必要人数等を入力(入力しなくても大丈夫です)
③出退勤の時間を入力
④備考を入力(入力しなくても大丈夫です)
タブをダブルクリックで、名前を変更できます

・その他
①使い方を見るというボタンをクリックで、この記事が開く
②左上の保存マークをクリックで、保存

以上、勤務シフト表テンプレートの無料ダウンロードと、使い方をまとめてみました。

管理者の方が効率良く、仕事ができるように他にもテンプレートなどを作成したいと思っています。